Los leads no se pierden por mala estrategia: se pierden por olvido. Esta guía explica cómo convertir cada olvido en una regla que se lee en una frase, con su plazo, y cómo comprobar lo que haría antes de encenderla. Con el CRM de Díaz Marketing como ejemplo real.
No son cifras de un estudio: son los plazos por defecto de las reglas del CRM de Díaz Marketing, los que se disparan cada mañana. Cada uno se puede cambiar.
Un lead lleva dos días en Nuevo sin que nadie le haya escrito. El sistema crea la tarea «llamar a …» con vencimiento hoy y te la pone en el correo de la mañana.
Cinco días de silencio después de una propuesta casi nunca son un no. Sale un correo de seguimiento y se te crea la tarea de llamar.
A los doce días el correo ya no sirve. Se etiqueta «riesgo de pérdida» y se crea la tarea de rescate. Aquí toca llamar, no escribir.
Cuando lleva dos días en Nuevo sin que le hayas escrito, entonces se crea la tarea de llamar.
Cada automatización es un disparador, una espera y una acción. No hay embudos con cajitas ni un chatbot: hay una frase con un plazo, que se enciende con un interruptor y se apaga con el mismo. Si el plazo no te cuadra, lo cambias.
Verlo en el servicio ↗La vista previa enseña exactamente a quién afectaría cada regla hoy. Es el mismo código que la ejecución.
Cuatro acciones: tres listas y una bloqueada porque ese lead no tiene email. Si algo no te cuadra, lo ves antes de que pase. Si miras la vista previa, lo ves ahí y lo cambias de etapa para que la regla no salte. Con el interruptor encendido, las reglas corren solas cada mañana, así que conviene mirarla los primeros días.
Verlo en el servicio ↗Tus tareas de hoy y las vencidas, y los leads que llevan más de dos días sin moverse, propuestas incluidas. Sin entrar al CRM.
El seguimiento automatizado no sustituye a la persona: le dice a quién llamar. Cuando hay algo pendiente, llega un correo a primera hora con lo que toca: primero las tareas, por fecha de vencimiento, y después los leads parados, ordenados por nota. Si no hay nada, ese día no llega.
Verlo en el servicio ↗Cinco pasos. Ninguno necesita programar nada, y el orden importa: primero las etapas, después las reglas, y solo al final el interruptor.
Nuevo, Contactado, Reunión, Propuesta y Cliente (y Perdido, con su motivo: precio, timing, no encaja, no responde). Toda automatización se apoya en «cuánto lleva en esta etapa»; si las etapas no están claras, las reglas no saben qué medir.
Si no cabe en una frase, no es una regla, es un proceso. «Cuando lleva 2 días en Nuevo sin que le hayas escrito → entonces se crea la tarea de llamar». Diez frases así cubren los olvidos más habituales de una empresa B2B.
Dos días para contactar, cinco para seguir una propuesta, doce para dar la voz de alarma, uno para recordar la reunión. Empieza con los plazos por defecto y ajústalos cuando lleves un mes viendo qué pasa.
La vista previa te enseña a quién afectaría cada regla ahora mismo, con nombre, empresa y la acción exacta. Si algo te chirría (un lead antiguo, alguien sin email), lo ves aquí y no en la bandeja de entrada de un cliente.
Con el interruptor general encendido, cada mañana el CRM aplica las reglas activas solo, sin que nadie las revise. Y si hay algo pendiente, te llega a primera hora un correo con lo que toca hoy. Tu trabajo ya no es acordarte: es hacer lo que el correo te pone delante.
Qué se automatiza de verdad, qué no conviene automatizar nunca y cómo se comprueba que funciona. Con el sistema que usa Díaz Marketing, sin adornos.
Casi nunca por precio y casi nunca por estrategia. Se pierden porque alguien pidió un presupuesto un martes, la propuesta salió el jueves y nadie volvió a llamar. Porque una reunión se puso en la agenda y no en el CRM. Porque un cliente dejó de contestar y, como no molestaba, nadie lo notó hasta que no renovó. El seguimiento de leads es una lista de olvidos previsibles, y lo previsible se puede automatizar.
Automatizar no significa que una máquina venda por ti. Significa que el sistema se acuerda por ti y te dice a quién llamar primero. La venta sigue siendo tuya.
Una regla tiene tres partes: un disparador (algo que pasa o deja de pasar), una espera (un plazo en días) y una acción (lo que el sistema hace). Si la puedes leer en una frase, está bien definida:
Las diez reglas del CRM de Díaz Marketing siguen este patrón: además de las tres de arriba, la bienvenida cuando alguien pasa a cliente, el recordatorio de reunión el mismo día a primera hora, la reunión sin desenlace al día siguiente, el cliente en silencio a los 45 días, la renovación a la vista con 30 días de margen, el reintento a los 90 días de un «no es el momento» y la petición de reseña a los 15 días de empezar. Cada una con su plazo por defecto, y cada plazo se puede cambiar.
El miedo a automatizar es razonable: nadie quiere que un sistema escriba a un cliente lo que no debe. Por eso la pieza más importante no es la regla, es la vista previa. Antes de encender nada, ves regla por regla a quién afectaría hoy, con nombre y empresa: en «Propuesta sin respuesta» (correo de seguimiento y tarea de llamar), por ejemplo, «Automatismos Delta». Si un lead no tiene email, la acción sale bloqueada con el motivo y no pasa nada. En el CRM de Díaz Marketing esa vista previa es literalmente el mismo código que la ejecución: lo que enseña es lo que va a pasar, no una aproximación. Si miras la vista previa, lo ves ahí y lo cambias de etapa para que la regla no salte. Con el interruptor encendido, las reglas corren solas cada mañana, así que conviene mirarla los primeros días.
El resultado de todo esto no es un panel más que mirar. Es un correo a primera hora con dos bloques: tus tareas de hoy y las vencidas, ordenadas por fecha de vencimiento, y los leads que llevan más de dos días sin moverse (propuestas incluidas), ordenados por nota. Si hay una propuesta de 12.000 € doce días en silencio, su tarea de rescate está ahí, con el dinero en el texto. Y si no hay nada pendiente, ese día no llega. Una persona lee ese correo con el café y sabe a quién llamar antes de las nueve. Eso es el seguimiento automatizado: no una máquina que vende, sino una que no se olvida.
Tres señales, a las cuatro semanas. Primera: no queda ningún lead en Nuevo con más de dos días sin contactar (el propio CRM lo enseña). Segunda: las propuestas sin respuesta reciben su correo al quinto día sin que nadie se acuerde, y algunas contestan. Tercera: la lista de «riesgo de pérdida» tiene nombres, y esos nombres reciben una llamada, no otro correo. Si alguna de las tres falla, casi siempre es porque las etapas del pipeline no se están moviendo: la automatización mide el tiempo en cada etapa, y si nadie mueve la tarjeta a Propuesta cuando manda la propuesta, la regla no puede saberlo.
Un CRM que permita reglas con plazo y vista previa (el de Díaz Marketing las trae de serie), las etapas definidas y una persona que se comprometa a mover cada lead de etapa cuando cambie de estado. Si quieres que lo veamos con tus leads reales, el diagnóstico comercial es gratis y en una llamada te decimos qué reglas te quitarían más olvidos.
Guías relacionadas: cómo recuperar leads que no contestan y cómo automatizar el seguimiento por WhatsApp. El servicio completo: Automatización Comercial.
Lo que suelen preguntarnos antes de automatizar el seguimiento.
No. Cada regla es una frase con un plazo y un interruptor. En el CRM de Díaz Marketing vienen diez montadas; se cambian los días y se enciende.
Solo las reglas marcadas «escribe al lead» (el seguimiento de una propuesta, la bienvenida, el recordatorio de reunión y la petición de reseña), y antes de encenderlas ves a quién afectarían hoy. Las demás te crean una tarea a ti. Con el interruptor encendido, las reglas corren solas cada mañana, así que conviene mirar la vista previa los primeros días.
Seguir una propuesta que te pidieron o dar la bienvenida a un cliente son comunicaciones de una relación que ya existe. Las campañas a grupos sí exigen consentimiento: el sistema deja fuera a quien no lo ha dado aunque encaje en el filtro. Todos los correos de las reglas y de las campañas llevan enlace de baja.
La acción sale bloqueada en la vista previa y no se manda nada. El lead no se pierde: la tarea de llamar se crea igual.
Empieza con los de serie: 2 días sin contactar, 5 de propuesta sin respuesta, 12 de riesgo, 1 para el recordatorio de reunión, 45 de cliente en silencio. Al mes, ajusta los que no te cuadren.
Sí. Muchas de las reglas crean tareas de llamar; el correo solo entra donde tiene sentido (propuesta, bienvenida, recordatorio de reunión y petición de reseña). El correo de la mañana te dice a quién llamar.
Pide el diagnóstico y en una llamada te decimos qué reglas te quitarían más olvidos, con tus leads reales delante.
