El valor potencial
Cuánto facturarías si se cierra. No hace falta el céntimo: una estimación honesta en el momento de crearla, corregida cuando envías la propuesta. Una oportunidad sin valor no cuenta cero: cuenta como «no sabemos», y eso es peor.
Guía · Optimización del Pipeline
Cómo hacer una previsión de ventas fiable
A partir de tu pipeline: el método ponderado por etapa, paso a paso, con un ejemplo con números.
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de probabilidad de cierre en Contactado: hubo una conversación real, nada más.
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con la reunión hecha y una necesidad identificada.
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con la propuesta enviada, con importe y fecha. Puntos de partida para B2B: se corrigen cada trimestre.
Por qué falla la habitual
Lo que vas a facturar no está en el pasado. Está en el pipeline que tienes abierto hoy.
Una previsión de ventas fiable no sale de multiplicar lo del mes pasado por un porcentaje de optimismo.
Sale de tres datos que ya tienes: el valor de cada oportunidad abierta, la etapa en la que está y qué porcentaje de las que llegan a esa etapa acaban cerrando. Valor por probabilidad, sumado etapa a etapa. Eso es la previsión ponderada, y es la única que se puede discutir con números en vez de con sensaciones.
Si buscas «cómo hacer una previsión de ventas», casi todo lo que encontrarás explica el mismo método: coge la facturación de los últimos meses, saca la media, aplícale la tendencia o el crecimiento que esperas, y ya tienes la cifra del trimestre que viene. Funciona muy bien para quien vende miles de unidades al mes, porque la ley de los grandes números hace su trabajo.
Para una empresa B2B que cierra ocho, doce o veinte operaciones al mes, no funciona. Un solo pedido grande mueve la media un 30 %. Una obra que se retrasa dos semanas cambia el mes. Y el histórico que tienes seguramente está sucio: ventas apuntadas en el mes que se cobraron y no en el que se cerraron, oportunidades que nadie cerró como perdidas, un año raro por medio. Con esa base, la «tendencia» es ruido con decimales.
El otro método habitual es peor: preguntar a cada comercial cuánto cree que va a cerrar. La respuesta depende de su carácter, de cómo le fue la semana y de si hay un objetivo que cumplir. No es un dato. Es una opinión con formato de tabla.
Los tres datos
Los tres datos que necesitas (y ya tienes)
La previsión ponderada solo necesita tres cosas por cada oportunidad abierta. Si tu CRM, o tu hoja, tiene estas tres columnas, tienes todo.
La etapa
En qué punto del proceso está. Con una condición que casi nadie cumple: cada etapa tiene que estar definida por un hecho comprobable, no por una sensación. «Reunión» significa que la reunión se ha hecho, no que la has propuesto. «Propuesta» significa que el documento está enviado, con fecha.
La probabilidad de cierre de cada etapa
De cada diez oportunidades que llegan a Propuesta, ¿cuántas acaban en cliente? Ese porcentaje es el que convierte el valor en previsión. «No tengo histórico para sacarlo.» Nadie lo tiene al principio: se empieza con un punto de partida razonable y se corrige cada trimestre con los cierres reales.
| Etapa | Hecho que la define | Probabilidad de partida |
|---|---|---|
| Nuevo | Ha entrado un contacto y nadie ha hablado con él todavía | 5 % |
| Contactado | Ha habido una primera conversación real (no un correo sin respuesta) | 10 % |
| Reunión | La reunión se ha celebrado y hay una necesidad identificada | 30 % |
| Propuesta | La propuesta está enviada, con importe y fecha | 55 % |
| Negociación (si la tienes) | Se está discutiendo alcance, plazo o precio sobre la propuesta | 80 % |
A los tres meses, cuenta: de las oportunidades que pasaron por Propuesta en ese periodo, ¿qué porcentaje se convirtió en cliente? Ese es tu número real para esa etapa. Sustituye el de partida y sigue. Con dos o tres trimestres, las probabilidades ya son tuyas y no de una tabla de internet.
El método
El pipeline ponderado, paso a paso
Cinco pasos con los seis leads de ejemplo de la guía. Baja despacio: la tabla de la derecha se va ponderando sola con cada paso.
Paso 1
Pon valor a todas las oportunidades abiertas
Todas. Las que no tienen valor, estímalo hoy con lo que sepas: el tamaño de la empresa, lo que suelen pedir clientes parecidos, lo que dijo en el primer contacto. Es preferible un valor aproximado marcado como estimación que un hueco. El hueco no es prudencia: es una oportunidad que desaparece de la previsión sin que nadie lo decida.
Paso 2
Comprueba que cada una está en la etapa que le corresponde
Con la tabla de probabilidades delante, revisa las que estén en Reunión o Propuesta, que son las que más pesan. ¿La reunión se hizo de verdad? ¿La propuesta está enviada o «casi lista»? Cada oportunidad que baja una etapa en esta revisión es dinero que sale de la previsión, y es exactamente lo que quieres: que la cifra se parezca a la realidad, no al deseo.
Paso 3
Asigna la probabilidad de cada etapa
Una probabilidad por etapa, no por oportunidad. Es tentador subirle el porcentaje a la que «va muy bien» y bajárselo a la que «está difícil», pero eso devuelve la previsión al terreno de la opinión. Si una oportunidad va tan bien, muévela de etapa cuando ocurra el hecho que lo demuestre. Hasta entonces, vale lo que vale su etapa.
Paso 4
Multiplica y suma
Valor por probabilidad, oportunidad a oportunidad, y suma el total. Ya tienes la previsión ponderada. Si además cada oportunidad tiene una fecha estimada de cierre, puedes repartirla por meses; si no, empieza con la cifra del trimestre, que es la que de verdad sirve para decidir si contratas, si inviertes o si aprietas la captación.
Paso 5
Resta lo que está estancado
Este paso es el que separa una previsión honesta de una bonita. Una propuesta que lleva doce días sin respuesta y sin ninguna acción pendiente no tiene un 55 % de probabilidad, por mucho que su etapa lo diga. Antes de dar la cifra por buena, saca del cálculo (o pon a un 10 %) todo lo que cumpla los criterios de oportunidad estancada: más días en la etapa de los normales y sin siguiente acción con fecha.
| Oportunidad | Valor | Etapa | Prob. | Ponderado |
|---|---|---|---|---|
| Talleres del SurMaquinaria | 6.500 € | Nuevo | 5 % | — |
| Envasados del NorteAlimentación | sin valor | Nuevo | 5 % | — |
| Ingeniería LevanteIngeniería | 9.200 € | Contactado | 10 % | — |
| Distribución BéticaDistribución técnica | 14.000 € | Reunión | 30 % | — |
| Procesos EbroProcesos industriales | 12.000 € | Propuesta12 días sin respuesta | 55 % | — |
| Automatismos DeltaMaquinaria | 8.400 € | Propuesta | 55 % | — |
| Total abierto | 0 € | Previsión ponderada | — | |
Los seis leads son los de la página del servicio, para que puedas comparar. Los porcentajes son los puntos de partida de la tabla de arriba; los tuyos saldrán de tus cierres reales.
Un ejemplo con números
Seis oportunidades, dos cifras muy distintas
Un pipeline pequeño, de los que se ven en una empresa industrial o una ingeniería: seis oportunidades abiertas. El pipeline «vale» 50.100 €. La previsión ponderada, 16.665 €. Esa diferencia es normal y es sana.
6.500 €Talleres del Sur · Nuevo
Pide presupuesto para una línea de envasado. Acaba de entrar: 5 % de probabilidad.
5 %Pondera 325 €
sin valorEnvasados del Norte · Nuevo
Sin valor puesto, no suma nada. No es prudencia: es una oportunidad que desaparece de la previsión. Hay que estimarlo hoy.
5 %Pondera 0 €
9.200 €Ingeniería Levante · Contactado
Hubo una primera conversación real, sin reunión todavía. 10 %.
10 %Pondera 920 €
14.000 €Distribución Bética · Reunión
La reunión se hizo y hay una necesidad identificada. 30 %.
30 %Pondera 4.200 €
12.000 €Procesos Ebro · Propuesta, 12 días sin respuesta
Su etapa dice 55 %, pero está estancada: sin acción pendiente. En el paso 5 baja a un 10 % y su ponderado pasa de 6.600 € a 1.200 €.
55 % → 10 %Pondera 1.200 €
8.400 €Automatismos Delta · Propuesta
Propuesta enviada y seguimiento hecho a los cinco días. 55 %.
55 %Pondera 4.620 €
Con Procesos Ebro a un 10 % y Envasados sin estimar, la previsión honesta se queda en 11.265 €. Un pipeline de 50.100 € que en realidad son 11.265 € no es un fracaso. Es una información.
«Lo que no es normal es dar la cifra del pipeline en una reunión de dirección, que es lo que pasa cuando la previsión es la suma de la columna de valor.»Santi Díaz · Díaz Marketing
| Oportunidad | Etapa | Valor | Prob. | Ponderado |
|---|---|---|---|---|
| Talleres del Sur | Nuevo | 6.500 € | 5 % | 325 € |
| Envasados del Norte | Nuevo | sin valor | 5 % | 0 € |
| Ingeniería Levante | Contactado | 9.200 € | 10 % | 920 € |
| Distribución Bética | Reunión | 14.000 € | 30 % | 4.200 € |
| Procesos Ebro | Propuesta · 12 días sin respuesta | 12.000 € | 55 % | 6.600 € |
| Automatismos Delta | Propuesta · seguimiento enviado | 8.400 € | 55 % | 4.620 € |
| Total abierto | 50.100 € | 16.665 € |
Primera lectura: el pipeline «vale» 50.100 €, pero la previsión ponderada es de 16.665 €. Esa diferencia es normal y es sana. Lo que no es normal es dar la primera cifra en una reunión de dirección, que es lo que pasa cuando la previsión es la suma de la columna de valor.
Segunda lectura, la del paso 5: Procesos Ebro lleva doce días con la propuesta sin contestar y sin ninguna acción pendiente. Está estancada. Si la bajas a un 10 %, su ponderado pasa de 6.600 € a 1.200 €, y la previsión honesta del pipeline se queda en 11.265 €. Y Envasados del Norte, con valor sin poner, no está sumando nada: hay que estimarlo hoy.
Un pipeline de 50.100 € que en realidad son 11.265 € no es un fracaso. Es una información. Te dice que necesitas meter más oportunidades por arriba y rescatar (o cerrar) la propuesta de Procesos Ebro esta semana. Sin la previsión ponderada, esas dos decisiones no existen: solo existe la sensación de que «hay bastante en marcha».
Lo que la convierte en humo
Los tres errores que convierten la previsión en humo
Contar las oportunidades estancadas como vivas
Es el más caro y el más común. Una propuesta de hace un mes sigue sumando su 55 % hasta que alguien la cierra, y nadie la cierra porque cerrar en Perdido parece rendirse. Resultado: una previsión que siempre viene inflada y que la dirección aprende a dividir entre dos. Cuando eso pasa, la previsión ya no sirve para nada.
Etapas definidas por sensación
Si «Reunión» a veces significa «hemos quedado» y otras «nos hemos visto», la probabilidad de esa etapa no significa nada. La solución no es más disciplina: es escribir, para cada etapa, el hecho que tiene que haber ocurrido para entrar en ella, y ponerlo donde el equipo lo vea.
Oportunidades sin valor
Cada hueco en la columna de valor es dinero que la previsión no ve. Y suelen ser huecos sistemáticos: las oportunidades que entran por un canal concreto, las de un comercial concreto, las que «todavía es pronto para saber». Si el valor es obligatorio al crear la oportunidad, aunque sea estimado, el problema desaparece.
Una regla de oro: la previsión ponderada no tiene que acertar. Tiene que equivocarse de forma explicable. Si el trimestre cierra por debajo, tienes que poder decir en qué etapa se cayó lo que contabas. Si no puedes, no era una previsión.
Sin rellenar un Excel el viernes
Cómo mantenerla viva
Hacer la previsión una vez es fácil. El problema es la segunda semana. Una hoja de cálculo funciona hasta que hay que actualizarla, y actualizarla es justo lo que nadie hace un viernes a las seis. Para que se mantenga sola, el sistema donde viven las oportunidades tiene que darte cuatro cosas sin que nadie las calcule.
01
El valor por etapa, al vuelo
Encima de cada columna del pipeline, cuántas oportunidades hay y cuánto suman. Si cambias una de etapa, la cifra cambia en el mismo segundo. Es la columna «valor» de la tabla, siempre actualizada.
02
La tasa de cierre real
De todo lo que se ha cerrado (ganado o perdido), qué porcentaje se ganó. Es la referencia con la que corriges las probabilidades cada trimestre.
03
Una prioridad que baje sola al enfriarse
Si cada oportunidad tiene una nota y esa nota pierde puntos por cada día sin contacto, lo estancado deja de parecerse a lo vivo. El paso 5 se hace solo.
04
Un aviso cuando algo se para
Una propuesta sin respuesta a los cinco días, un lead sin contactar a los dos: una tarea con fecha, no una columna que alguien tiene que acordarse de mirar.
Así lo hace nuestro CRM
Los tres datos, siempre a la vista
En el sistema que montamos en el servicio de Optimización del Pipeline, los tres datos de la previsión se calculan sobre lo que hay, sin que nadie los rellene:
Lo que no hace, para ser claros: la multiplicación final por probabilidad la aplicas tú con la tabla de esta guía. El CRM te da las cifras sobre las que se calcula y te avisa de lo que hay que descontar; la previsión es tuya y se puede defender línea a línea.
Diagnóstico gratis- etapaEncima de cada columna del pipeline, cuántas oportunidades hay y cuánto dinero suman. Cambia en el momento en que mueves una tarjeta.
- cierreEl dashboard enseña la tasa de cierre real (ganadas entre cerradas) y el valor en juego total de las abiertas.
- notaCada oportunidad lleva una nota de 0 a 100 que baja un punto por día sin contacto a partir del tercero.
- avisoA los 5 días en Propuesta, seguimiento y tarea; a los 12, etiqueta Riesgo de pérdida y tarea de rescate. Lo que hay que restar en el paso 5 te lo señala él.
- excelEl pipeline se exporta a Excel tal y como lo ves, con valor y etapa por fila. La tabla ponderada de esta guía se monta encima en dos minutos.
9 leads · 1 sin revisar · 2 clientes
Pipeline
ExcelIA · conectada
Nuevo2
6.500 €
Dir. de compras
—Envasados del Norte
Jefe de compras
71Talleres del Sur
6.500 €
Contactado1
9.200 €
Dir. técnica
58Ingeniería Levante
9.200 €
Reunión1
14.000 €
Resp. de compras
64Distribución Bética
14.000 €
Propuesta2
20.400 €
Dir. de operaciones
70Procesos Ebro
12.000 €
Gerente
69Automatismos Delta
8.400 €
Datos de ejemplo · el CRM de Díaz Marketing
Preguntas = respuestas
Preguntas frecuentes.
Lo que suelen preguntarnos cuando montamos la previsión con un pipeline real.
Es la suma, oportunidad a oportunidad, del valor de cada una multiplicado por la probabilidad de cierre de la etapa en la que está. Un pipeline de 50.100 € abiertos puede ser una previsión ponderada de 16.665 €, y de 11.265 € si se descuenta lo estancado. Es la única previsión que se puede discutir con números.
Un punto de partida habitual en venta B2B: 5 % en Nuevo, 10 % en Contactado, 30 % con reunión hecha, 55 % con propuesta enviada y 80 % si tienes una etapa de negociación. Son cifras para empezar, no verdades. Cada trimestre, compara con tus cierres reales y corrígelas.
En la práctica son lo mismo con tres nombres: una estimación de lo que vas a facturar en un periodo. «Proyección» se usa más para planes anuales y presupuestos; «forecast», para el trimestre en curso; «previsión» vale para las dos. Lo que importa no es el nombre, sino de dónde salen los números.
Para empezar, sí: cinco columnas bastan (oportunidad, etapa, valor, probabilidad, ponderado). Deja de servir el día que alguien tiene que rellenarla el viernes por la tarde. A partir de ahí ya no mide el pipeline, mide la memoria del comercial, y las fechas y los estados llegan con retraso.
Si el CRM suma el valor por etapa al vuelo, la previsión se recalcula sola cada vez que una oportunidad cambia de etapa o de valor. Lo que sí tiene fecha es la revisión con el equipo: una vez por semana, quince minutos, mirando solo lo que ha cambiado y lo que lleva demasiado tiempo parado.
Mira en qué etapa se cayó lo que contabas. Si la mayoría murió en Propuesta, el problema no es la previsión: es el seguimiento. Si murió en Reunión, es la cualificación. La previsión ponderada no acierta siempre; su valor es que cuando falla te dice dónde.
Siguiente paso
Saber qué vas a facturar, no adivinarlo.
Pide el diagnóstico y en la llamada montamos la previsión ponderada con tu pipeline real: qué suma cada etapa, qué está estancado y qué cifra se puede defender delante de cualquiera.
Esta guía forma parte del servicio de Optimización del Pipeline. Relacionada: por qué se estancan las oportunidades en el CRM y cómo detectarlas.